Uchwalenie w styczniu 2004 r. ustawy prawo zamówień publicznych miało przede wszystkim dwa cele. Po pierwsze miała poprawić poprzednio obowiązującą ustawę, wyeliminować znajdujące się w niej błędy i niedociągnięcia, co w konsekwencji ograniczyłoby możliwość "ustawiania przetargów". Po drugie miała doprowadzić do pełnej harmonizacji polskich przepisów dotyczących zamówień publicznych z dyrektywami Unii Europejskiej. Dostosowanie przepisów krajowych do prawa wspólnotowego miało olbrzymie znaczenie w szczególności dla podmiotów ubiegających się o środki w ramach funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz Funduszu Spójności. Obecnie przygotowywana jest nowelizacja ustawy, która dostosowywałaby polski system zamówień publicznych do nowych dyrektyw unijnych.

Stosowanie ustawy prawo zamówień publicznych ma niezwykle istotne znaczenie dla podmiotów ubiegających się o środki z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. W ramach funduszy strukturalnych wsparcie finansowe otrzymać mogą różne grupy podmiotów: przedsiębiorcy, jednostki samorządu terytorialnego, instytucje publiczne, organizacje pozarządowe, podmioty z sektora rolno - spożywczego. Wydatkowanie środków publicznych (a środki pochodzące z funduszy strukturalnych UE należą do kategorii środków publicznych) wymaga stosowania określonych procedur udzielania zamówień, których zakres może różnić się od zasad postępowania określonych w ustawie prawo zamówień publicznych. Poniżej zostaną przedstawione zasady udzielenia zamówień przez przedsiębiorców ubiegających się o wsparcie w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego "Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw" oraz firm z sektora rolno - spożywczego w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego "Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich".

Polscy przedsiębiorcy mogą otrzymać wsparcie finansowe m.in. w ramach SPO - WKP. Głównym celem tego programu jest zwiększenie konkurencyjności polskich przedsiębiorstw, dostosowanie ich do warunków funkcjonowania na rynku wspólnotowym, rozwój przedsiębiorczości oraz wzrost innowacyjności wśród przedsiębiorców. Wsparcie finansowane jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz środków budżetowych.

Dla Beneficjentów tego programu ubiegających się o wsparcie stosuje się procedurę uproszczoną udzielania zamówień publicznych. Procedura ta różni się od zapisów ustawy prawo zamówień publicznych. Procedurę uproszczoną stosują "ubiegający się o wsparcie, którzy nie są podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1-5 ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz. 959, Nr 116 poz. 1207 oraz Nr 145, poz. 1537) i jednocześnie udział środków publicznych w pojedynczym zamówieniu w projekcie realizowanym przy wsparciu ze środków pochodzących z SPO - WKP przekracza równowartość 200.000 euro" (do obliczenia równowartości 200.000 euro stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc w jakim rozpoczęta została runda aplikacyjna dla działania, w ramach którego składany jest wniosek).

Jako pojedyncze zamówienie należy rozumieć "umowę odpłatną zawieraną pomiędzy ubiegającym się o wsparcie a wykonawcą zamówienia, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, stanowiące odrębną jednostkę określoną w harmonogramie rzeczowo - finansowym, zamawiane w celu realizacji projektu".

Jednym z warunków otrzymania dofinansowania realizowanej inwestycji w ramach SPO - WKP jest stosowanie powyższej procedury uproszczonej już od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie.

Na podmiocie stosującym procedurę uproszczoną ciążę pewne obowiązki związane z zamieszczeniem ogłoszenia o przeprowadzeniu postępowania w trybie uproszczonym, ogłoszenie winno być:

- zamieszczone na własnej stronie internetowej (jeśli taką stronę posiada), w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim, we własnej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym,
- przekazane odpowiedniej Instytucji Wdrażającej (która ogłoszenie umieszcza na własnej stronie internetowej).

Ogłoszenie o przeprowadzeniu postępowania przetargowego zawiera następujące informacje:

- nazwa (firma) i adres zamawiającego
- określenie przedmiotu oraz zakresu lub wielkości zamówienia wraz z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych,
- termin wykonania zamówienia,
- miejsce i termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
- opis warunków udziału w postępowaniu (fakultatywnie),
- określenie pozostałych informacji,

Procedura uproszczona przewiduje dwa terminy składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:
a) w przypadku ofert składanych w odpowiedzi na ogłoszenie zawierające zaproszenie do składania ofert - co najmniej 30 dni od dnia publikacji ogłoszenia;
b) w przypadku prowadzenia negocjacji z wykonawcami:
- dla wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu - co najmniej 15 dni od dnia publikacji ogłoszenia
- dla ofert składanych po przeprowadzonych negocjacjach (w odpowiedzi na zaproszenie zamawiającego) - co najmniej 15 dni od dnia przekazania zaproszenia

W przypadku prowadzenia negocjacji z wykonawcami spełniającymi warunki udziału w postępowaniu, zamawiający przed zaproszeniem do składania ofert negocjuje warunki umowy.

Zamawiający jest związany treścią ogłoszenia - ma obowiązek przyjmowania ofert w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu, a także zawarcia umowy z jednym z wykonawców w sytuacji, w której nie zachodzą przesłanki do odrzucenia każdej z ofert.

Zamawiający nie może zapoznać się z treścią złożonych ofert przed upływem terminu ich składania. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu składania ofert. W dniu upływu terminu składania ofert następuje ich otwarcie. W trakcie otwarcia ofert zamawiający podaje nazwy i adresy oferentów, ceny ofert, termin wykonania.

Dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty ubiegający się o wsparcie, zobowiązany jest do stosowania zasad określonych w ustawie prawo zamówień publicznych:

1) zasada jawności - z zasady tej wynika obowiązek zamieszczania ogłoszeń o prowadzonym postępowaniu, jawnego otwarcia ofert i poinformowania wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty;
2) zasada równego traktowania - z zasady tej wynika zakaz dyskryminowania lub preferowania któregokolwiek z oferentów, obowiązek przekazywania informacji i wyjaśnień wszystkim uczestnikom postępowania, zakaz pozostawiania oferty, która wpłynęła w terminie bez rozpatrzenia, obowiązek zagwarantowania wykonawcom równego dostępu do zamówienia;
3) zasada uczciwej konkurencji (zasada ta została expresis verbis wyrażona w ustawie p. z. p.) - "czynem nieuczciwej konkurencji jest działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża ono lub narusza interes innego przedsiębiorcy lub klienta" (Praktyczny przewodnik po procedurach zamówień publicznych), nieuczciwą konkurencja jest w szczególności:
- stosowanie oznaczeń towarów lub usług wprowadzających w błąd;
- określenie przedmiotu zamówienia lub warunków udziału w postępowaniu w sposób, który mógłby naruszać uczciwą konkurencję;
- naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa;
- nakłanianie do rozwiązania lub niewykonania umowy;
- stosowanie cen dumpingowych.

Zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych zamawiający odrzuca ofertę, jeśli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Na podmiocie ubiegającym się o wsparcie podlegającym procedurze uproszczonej udzielania zamówień ciąży obowiązek ogólny przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu, w tym dokumentacji związanej z przeprowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia. W trakcie kontroli musi być ono udostępniana na każde żądanie osoby wykonującej czynności kontrolne.

W związku z tym, iż podmioty starające się o dofinansowanie realizacji projektu w ramach jednego z działań SPO - WKP nie są zobowiązane do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia w trybie ustawy prawo zamówień publicznych, pewne obowiązki podlegają ograniczeniu. Podmiot ubiegający się o wsparcie nie ma obowiązku m.in. powoływania komisji przetargowej, tak jak w przypadku zamówień realizowanych w trybie ustawy prawo zamówień publicznych o wartości zamówienia powyżej 60.000 euro, jak również kierownika zamawiającego - czyli osoby, która odpowiada za przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia.

Zamawiający nie ma też obowiązku sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz zawierania umów o wykonanie zamówienia na warunkach określonych w art. 139 - 151 ustawy prawo zamówień publicznych.

Ponadto procedura uproszczona nie przewiduje wszczęcia postępowań: protestacyjnego, odwoławczego i skargowego określonych w ww. ustawie

Powyższe regulacje mają usprawnić przedsiębiorcom procedurę ubiegania się o dofinansowanie z funduszy strukturalnych UE, ochronić zamawiających przed nieuzasadnionymi i bezpodstawnymi odwołaniami, skargami, protestami. Procedura ta w trakcie wdrażania SPO - WKP została znowelizowana, w obecnym kształcie pełniej przyczynia się do wykorzystania unijnych środków, jednocześnie pozostając zgodna z prawem wspólnotowym.

Procedury uproszczonej nie stosuje się do:

a) zamówień podlegających wyłączeniu ze stosowania procedur określonych w ustawie prawo zamówień publicznych na mocy ustawy;
b) projektów realizowanych z działania 2.2.1 SPO - WKP na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2002 r. o finansowym wspieraniu inwestycji;
c) projektów realizowanych w ramach działania 2.2.1 SPO - WKP w przypadku zamawiania usług, dostaw i robót w odniesieniu do technologii, która była przedmiotem opisu i opinii wymaganej przepisami ustawy o finansowym wspieraniu inwestycji;
d) zakup nowych technologii przez podmioty ubiegające się o wsparcie, w sytuacji gdy technologie te są przedmiotem opinii jednostki ustalonej dla działania 2.3;
e) zamówień, które mogą być wykonane tylko przez jednego dostawcę a ich przedmiot nie może być zastąpiony innym równoważnym przedmiotem;
f) zamówień, których przedmiot w związku z ochroną praw wyłącznych wynikających z innych ustaw może być wykonany tylko przez jednego dostawcę i nie może być zastąpiony równoważnym przedmiotem;
g) zamówień, które ze względu na warunki, w jakich projekt jest realizowany i które muszą być wykonane natychmiast;
h) w sytuacji wcześniejszego stosowania maszyn, sprzętu i urządzeń od określonego wykonawcy, gdy jego zmiana spowoduje konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co spowodowałoby duże trudności techniczne;

W przypadku, gdy podmiot ubiegający się o wsparcie nie ma obowiązku stosowania procedury uproszczonej, do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu przedkłada jako załącznik oświadczenie o niestosowaniu procedury uproszczonej wraz z uzasadnieniem.

Z kolei Sektorowy Program Operacyjny "Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich" w działaniu 1.5 "Poprawa przetwórstwa i marketingu artykułów rolnych" przewiduje możliwość ubiegania się o dofinansowanie przez przedsiębiorców wpisanych w KRS lub ewidencji działalności gospodarczej, których przedmiotem działalności jest przetwórstwo wybranych produktów rolnych, pakowanie jaj, usługowe zamrażanie i przechowywanie produktów rolnych lub handel hurtowy artykułami rolnymi. Mogą oni otrzymać do 50 % poniesionych przez nich kosztów kwalifikowanych projektu.

Podmioty biegające się o dofinansowanie realizowanych przez nie projektów zobowiązane są stosować przepisy ustawy prawo zamówień publicznych. Procedurę związaną z postępowaniem o udzielenie zamówienia podmioty zobligowane są do stosowania po zawarciu umowy o dofinansowanie projektu z instytucją wdrażającą - Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Koszty ogólne (związanych z przygotowaniem i realizacją projektu) takie jak: przygotowanie dokumentacji technicznej, przygotowanie dokumentacji ekonomicznej (kosztorysy, analizy ekonomiczne, biznesplany, studia wykonalności, analizy rynkowe i marketingowe), nadzór urbanistyczny, architektoniczny i budowlany, pozwolenia, obsługa geodezyjna itp. uznane są za kwalifikowane, jeśli zostały poniesione po 2 marca 2004 r. (po wejściu w życie ustawy prawo zamówień publicznych).

Beneficjenci działania "Poprawa przetwórstwa i marketingu artykułów rolnych", którzy nie spełniają warunków określonych w art. 3 ust. 1 pkt. 1-3 i 5 ustawy prawo zamówień publicznych mają obowiązek stosowania procedury, która uwzględnia przepisy ww. ustawy w sytuacji gdy udział środków publicznych w ramach zamówienia publicznego przekracza równowartość 100 tyś. euro.

W tym przypadku podmiot ubiegający się o dofinansowanie musi postępować zgodnie z zasadami ustawy prawo zamówień publicznych: zasadą jawności, równego traktowania wykonawców, uczciwej konkurencji, powszechności postępowania.

Na zamawiającym ubiegającym się o dofinansowanie ciążą określone obowiązki:
- obowiązek udostępniania na żądanie instytucji zarządzającej lub wdrażającej dokumentacji przetargowej;
- przekazywanie instytucji wdrażającej informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego;
- przekazywanie instytucji wdrażającej informacji o wyniku postępowania o udzielnie zamówienia publicznego przed dniem zawarcia umowy z wykonawcą.

Instytucja wdrażająca (Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa) oraz instytucja zarządzająca (Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi) mogą ocenić sporządzoną przez zamawiającego specyfikację istotnych warunków zamówienia, zatwierdzić projekt umowy o dofinansowanie projektu.

Powyższe instytucje współpracują z Urzędem Zamówień Publicznych.

Podmiot ubiegający się o wsparcie ponadto zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych ma obowiązek m.in. powoływania komisji przetargowej (w określonych przepisami sytuacjach), kierownika zamawiającego - czyli osoby, która odpowiada za przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz umowy z wykonawcą na warunkach określonych w art. 139 - 151 ustawy prawo zamówień publicznych.