Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronną czynnością prawną prowadzącą do definitywnego rozwiązania umowy o pracę wraz z upływem okresu wypowiedzenia oraz nadejściem ustalonego prawem terminu. Prawo wypowiadania umów przysługuje zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi.

Zgodnie z art. 30 § 3 kodeksu pracy oświadczenie każdej ze stron stosunku pracy o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Forma pisemna nie jest jednak zastrzeżona pod rygorem nieważności, tak więc wypowiedzenie złożone ustnie lub w sposób dorozumiany, choć narusza przepisy prawa pracy, to jednak zachowuje skuteczność. Niezachowanie formy pisemnej ma znaczenie jedynie dla celów dowodowych - w razie ewentualnego sporu przed sądem pracy to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia faktu dokonanego wypowiedzenia. Niezachowanie formy pisemnej wypowiedzenia narusza ponadto przepisy dotyczące wypowiadania umów o pracę i może być podstawą odwołania pracownika. Wypowiedzenie umowy o pracę, które okaże się pod każdym względem zasadne, będzie jednak wadliwe z punktu widzenia wymogów formalnych i roszczenie pracownika o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy może zostać uznane przez sąd.

Jak wspomniano powyżej, samo złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę jest czynnością jednostronną, do której ważności nie jest potrzebna zgoda drugiej strony umowy o pracę. Jednakże do skutecznego jego cofnięcia, w sytuacji gdy doszło ono do drugiej strony, taka zgoda jest niezbędna. W razie braku zgody wypowiedzenie zachowuje swą ważność i skuteczność. W myśl przepisów kodeksu pracy wypowiedzieć można zarówno umowę zawartą na czas nieokreślony, jak i umowę zawartą na czas określony oraz na okres próbny. Wypowiedzenie nie znajduje w ogóle zastosowania do umów zawartych na czas wykonywania określonej pracy.

W przypadku umów zawartych na czas określony wypowiedzenie jest dopuszczalne tylko i wyłącznie w jednej sytuacji, a mianowicie - gdy strony wprowadzą do umowy zawieranej na okres dłuższy niż sześć miesięcy specjalną klauzulę dopuszczającą wcześniejsze jej rozwiązaniem za wypowiedzeniem. W razie braku takiej klauzuli, umowy na czas określony nie można wypowiedzieć.

Kodeks pracy w obowiązującym brzemieniu wprowadza do kodeksu pracy rozwiązania, które wzmacniają pozycję pracownika w zakresie obowiązku pracodawcy informowania pracownika o przyczynie uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę. Ustawodawca w art. 30 § 4 kodeksu pracy wprowadza obowiązek uzasadniania dokonanych wypowiedzeń umów o pracę. Jednakże należy zaznaczyć, iż obowiązek ten dotyczy tylko i wyłącznie wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę. Pracownika nie obowiązuje w tym zakresie powinność prawna ujawnienia przyczyny dokonanego wypowiedzenia. Ma to swoje uzasadnienie w art. 10 § 1 Kodeksu pracy, który to zapewnia każdemu obywatelowi RP wolność wyboru miejsca pracy.

Obowiązek podawania przyczyny wypowiedzenia nie dotyczy także umów zawartych na czas określony. W pisemnym oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy na czas określony pracodawca nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia. Brak jej wskazania nie stanowi naruszenia przepisów prawa pracy. Pracownik, któremu wypowiedziano terminową umowę o pracę, nie może zatem przed sądem pracy kwestionować przyczyny wypowiedzenia.

Zgodnie z kodeksem pracy, obowiązek podawania przyczyny dotyczy tylko i wyłącznie umów zawieranych na czas nieokreślony. Widać zatem wyraźnie, iż przepisy odmiennie regulują sytuację zwalnianych za wypowiedzeniem pracowników zatrudnionych na podstawie umowy na czas określony i czas nieokreślony.

Jednak zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 2 grudnia 2008 roku o sygn. akt P 48/2007, pominięcie potrzeby wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu terminowej umowy o pracę, nie pozostaje w sprzeczności z konstytucyjnymi zasadami równości i niedyskryminacji oraz sprawiedliwości społecznej. Zdaniem TK „dopuszczalne jest istnienie różnic w treści poszczególnych typów umów o pracę, które wynikają wprost ze społecznej funkcji tych umów i ich ekonomicznej treści”. W ocenie TK nie jest możliwe w przypadku umów terminowych osiąganie takiego standardu ochrony, jak przy umowach na czas nieokreślony, gdyż zaprzeczałoby to celowi wprowadzania rozróżnienia tych umów i usztywniałoby system prawa pracy.

Reasumując, pracodawca ma obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę tylko w przypadku umów zawieranych na czas nieokreślony. Ma to na celu umożliwienie pracownikowi obrony przed dokonanym wypowiedzeniem przed sądem pracy.

Od podania przyczyny ustawodawca uzależnił skuteczność złożonego przez pracodawcę oświadczenia woli (Kodeks pracy – komentarz, Wypych- Żywicka Alina, Fundacja Gospodarcza, 2004, wyd. IV). Na próżno jednak szukać w Kodeksie pracy ustawowej definicji przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę przy wypowiedzeniach indywidualnych. Zgodnie z orzecznictwem sądowym i literaturą, wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony musi wynikać z jakiejś obiektywnie istniejącej przyczyny, którą może być każda okoliczność dotycząca osoby pracownika, sposobu wykonywania przez niego pracy, jego zachowania i postępowania w procesie pracy lub nawet dotycząca zdarzeń niezależnych od stron stosunku pracy. Jednak powinna pozostawać w związku ze stosunkiem pracy, zostać ujawniona i poddana społecznej kontroli ze strony działających w zakładzie pracy związków zawodowych i krytycznej weryfikacji sądu pracy, jeżeli pracownik w drodze powództwa do sądu zakwestionuje akt wypowiedzenia i będzie żądał albo uznania wypowiedzenia umowy za bezskuteczne albo przywrócenia do pracy, jeżeli stosunek pracy został już rozwiązany. Przyczyna musi być także uzasadniająca, to znaczy taka, której zaistnienie uzasadnia sięgnięcie przez pracodawcę do instytucji rozwiązania umowy o pracę. Pracownik powinien również wiedzieć i rozumieć z jakiego powodu pracodawca wypowiedział mu umowę o pracę oraz być świadomy szkody, do powstania jakiej się przyczynił. Pracodawca musi w wypowiedzeniu w sposób opisowy przedstawić okoliczności, które stanowią o zasadności wypowiedzenia. W przeciwnym wypadku powinien liczyć się z tym, że w razie ewentualnego sporu wypowiedzenie, którego przyczyna została sformułowana zbyt ogólnikowo, może zostać podważone przez sąd pracy, a co za tym idzie - wypowiedzenie może zostać uznane za nieuzasadnione. Nie wystarczy zatem ogólny zwrot jak na przykład ”utrata zaufania do pracownika” lub ”naruszenie obowiązków pracowniczych”, jeżeli nie jest to połączone ze wskazaniem konkretnych okoliczności, które taki ogólny wniosek uzasadniają.

Z punktu widzenia postępowania dowodowego, wcześniejsze przedstawienie pracownikowi zarzutów powinno znaleźć się w aktach osobowych. Do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę za wypowiedzeniem należy się „przygotować”. Zatem pracownika, któremu planujemy złożyć wypowiedzenie umowy o pracę powinno się pomijać przy przyznawaniu nagród. W okresie poprzedzającym złożenie wypowiedzenia, pracodawca powinien także okazać swoje niezadowolenie z jakości pracy świadczonej przez pracownika. Notatki służbowe z przebiegu rozmów z pracownikiem powinny zostać dołączone do akt osobowych pracownika. Jeżeli jest to ponadto uzasadnione, na pracownika powinno się nakładać kary porządkowe. Z całą pewnością nie powinno się jednak przyznawać pracownikowi nagród i wyróżnień w okresie poprzedzającym rozwiązanie z pracownikiem. Przyznanie ich bowiem w okresie poprzedzającym wypowiedzenie może podważyć jego zasadność.

Zatem, szczegółowo należy dokumentować wszelkie zdarzenia stanowiące podstawę wypowiedzenia.

Niewątpliwie naruszeniem art. 30 § 4 Kodeksu pracy jest ujęcie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę w sposób zbyt ogólnikowy, wskazanie przyczyny nierzeczywistej, niewskazanie w ogóle przyczyny rozwiązania umowy o pracę, czy też pozorne, niewystarczająco jasne jej uwidocznienie. Pracodawca winien podać wszystkie przyczyny, jakie uzasadniają rozwiązanie umowy o pracę. W toku postępowania sądowego może bowiem okazać się, że przyczyna, która uzasadniała rozwiązanie umowy o pracę, po zbadaniu stanu faktycznego, nie spełnia tego warunku. Orzecznictwo Sądu Najwyższego rozszerzyło katalog przyczyn wypowiedzenia o zupełnie nie braną pod uwagę przez pracodawców - brak efektów pracy pracownika.

Brak wskazania konkretnej przyczyny wypowiedzenia może skutkować w razie wniesienia przez pracownika powództwa do sądu pracy, uwzględnieniem tego powództwa i uznaniem przez sąd wypowiedzenia za bezskuteczne, przywróceniem pracownika do pracy lub zasądzeniem na jego rzecz odszkodowania. Zatem w interesie pracodawcy jest dokładne podanie w wypowiedzeniu wszelkich okoliczności, jakie były podstawą jego decyzji, by uniknąć później zarzutu braku konkretności wypowiedzenia.